Adeguata verifica del cliente: fascicolo minimo e approccio basato sul rischio

Quando si applica

Il D.Lgs. 231/2007 include gli agenti in affari che svolgono attività di mediazione immobiliare tra i soggetti obbligati. L’articolo 17 disciplina i casi in cui eseguire l’adeguata verifica, inclusi instaurazione del rapporto, operazioni occasionali rilevanti, sospetto e dubbi sui dati acquisiti.

L’adempimento deve precedere o accompagnare l’avvio della relazione secondo le regole applicabili. Se non è possibile completarlo, occorre applicare le conseguenze previste dalla disciplina e dalla policy, senza improvvisare eccezioni commerciali.

Contenuto del fascicolo

Il fascicolo deve consentire a un controllore di ricostruire chi è stato verificato, con quali fonti, per quale operazione e perché è stato attribuito quel rischio.

• Dati identificativi, documento e verifica della validità.
• Delega, rappresentanza e poteri di firma.
• Catena di controllo e titolare effettivo, con evidenze consultate.
• Scopo, natura, valore e modalità previste dell’operazione.
• Valutazione del rischio, misure applicate e approvazioni interne.
• Aggiornamenti, anomalie esaminate e decisioni motivate.

Indicatori e segnalazione

Gli indicatori di anomalia UIF orientano la rilevazione ma non generano automatismi: la valutazione considera cliente, operazione e complesso delle informazioni disponibili. La presenza di un indicatore non equivale da sola a riciclaggio; la sua assenza non esclude il sospetto.

Quando sussistono i presupposti, la segnalazione deve essere trasmessa senza ritardo attraverso i canali previsti. Documenti e valutazioni restano riservati e separati dalle normali comunicazioni commerciali.